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Políticas de Privacidad

Política general de tratamiento y protección de datos personales

I. Objetivo de la política de tratamiento de datos personales

Autorines y Llantas LTDA, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados y en general de los terceros vinculados respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, dentro del marco constitucional, legal y jurisprudencial imperante, con el objeto de dar estricto cumplimiento respecto de la protección de los datos personales, se permite presentar su manual de políticas internas de tratamiento, privacidad y protección de datos personales en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos y en virtud de la autorización expresa que ha sido otorgada por sus titulares.

II. Marco normativo

A continuación se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales:

  • Ley 1266 de 2008
  • Sentencia C-748 de 2011 - Referencia: expediente PE-032 Corte Constitucional de Colombia
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014 (Reglamentación del artículo 25 de la Ley 1581 -Registro Nacional de Bases de Datos-
  • Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley 1581)
  • Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al capítulo 2, Título V de la Circular Única de la SIC)

III. Ámbito de aplicación

Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana.

IV. Definiciones para efectos de la política de tratamiento de datos personales

Para efectos de la presente Política se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, así:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Causahabiente: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de otra.
  5. Canales para ejercer derechos: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento deben poner a disposición de los titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el Titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.
  6. Conducta inequívoca: Comportamiento que permite concluir de forma razonable que el Titular de Datos Personales otorgó la autorización para el tratamiento de sus datos.
  7. Consulta: Proceso mediante el cual el Titular de Datos Personales puede solicitar a Autorines y Llantas LTDA. Su información personal que reposa en las bases de datos.
  8. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  9. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
  10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  11. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  12. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  13. Gestor de Datos: El colaborador de Autorines y Llantas LTDA, que realiza el tratamiento a los datos personales.
  14. Operador de información: Persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular, por lo tanto no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.
  15. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
  16. Reclamo: Proceso mediante el cual los titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar a Autorines y Llantas LTDA, la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.
  17. Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
  18. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para todos los efectos será Autorines y Llantas LTDA.
  19. Titular de Datos Personales: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  20. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
  21. Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

V. Principios para el tratamiento de los datos personales

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

VI. Aautorización para la recopilación, recolección y tratamiento de datos personales

Mediante la autorización, verbal o por escrito, el titular de los datos autorizará expresa e inequívocamente a Autorines y Llantas LTDA, para recolectar datos personales y cualquier otra información que libremente suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, informando sobre las finalidades especificas del tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento, de conformidad con las disposiciones legales que los rigen.

La autorización de los titulares podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) vía correo o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

Autorines y Llantas LTDA, conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

VII. Protección datos personales de menores de edad y adolescentes

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Autorines y Llantas LTDA, efectuará el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes respetando sus derechos, razón por la cual, en sus actividades comerciales y de mercadeo que realice deberá igualmente contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

VIII. Finalidades de la captura, uso y tratamiento de datos personales

La información objeto de tratamiento por parte de Autorines y Llantas LTDA. Es aquella que suministran los titulares cuando acceden a los bienes y servicios ofrecidos, o con ocasión de los mismos, tales como: nombre, apellidos, identificación, edad, sexo, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro, los cuales en ningún caso serán de carácter sensible en los términos de ley.

Autorines y Llantas LTDA en desarrollo de su objeto social y en sus relaciones con terceros, entendidos estos como clientes, proveedores, empleados, acreedores, aliados estratégicos, etc., recopila periódica y constantemente datos para llevar a cabo diversas actividades y con distintas finalidades, que básicamente tiene como objetivo principal informar sobre los servicios prestados por la compañía, con destino a su utilización para fines administrativos, comerciales, publicitarios, promocionales, informativos, mercadeo, ventas y de contacto frente a quienes son titulares del conjunto de datos que lo conforman.

En relación con los fines descritos Autorines y Llantas LTDA, podrá ejecutar las siguientes acciones:

  1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
  3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.

Autorines y Llantas LTDA, se abstendrá de recopilar o solicitar datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, información acerca de orientación sexual y/o vida sexual en general, datos biométricos, inclinaciones políticas, comportamientos sociales, datos relativos al estado de salud, enfermedades, deficiencias físicas, origen étnico o racial, participación en actividades sindicales, preferencias religiosas o filosóficas y/o cualquier otro dato sensible, que pudiere ser considerado como tal de acuerdo con los parámetros de la ley antes referida.

Implementar programas de fidelización, evaluar la calidad de nuestros productos y servicios, verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos, soportar los procesos de auditoría de la Compañía, llevar a cabo los trámites de atención de P.Q.R. presentadas ante la Compañía, celebrar convenios con terceros, cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre Autorines y Llantas LTDA, y el titular.

La información suministrada por el Titular será utilizada para los fines aquí previstos y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Autorines y Llantas LTDA, o bien archivados y resguardados con la seguridad debida a efectos de ser divulgados solamente por requerimiento judicial.

Bases de datos del circuito cerrado de televisión

Autorines y Llantas LTDA, ha dispuesto de cámaras de vigilancia privadas en las zonas comunes de sus instalaciones, con el propósito de brindar seguridad tanto a la compañía como a los clientes, empleados y demás visitantes.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales los clientes y visitantes autorizan con su ingreso a las instalaciones de Autorines y Llantas LTDA, para almacenar, usar, circular y suprimir los datos que por este medio se recolecten.

Mediante avisos ubicados en nuestras sedes informamos a nuestros trabajadores, clientes y visitantes que están siendo grabados.

Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

IX. Medidas de seguridad y almacenamiento de los datos personales

De conformidad a los principios de seguridad establecidos en la Ley 1581 de 2012, Autorines y Llantas LTDA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales recopilados, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El empleado designado por Autorines y Llantas LTDA, que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el objeto de garantizar la seguridad de la información y periódicamente se evaluará su efectividad.

El titular autoriza a Autorines y Llantas LTDA, para que almacene, de la forma en que lo considere más oportuno y conveniente, cumpliendo con la seguridad requerida para la protección de datos.

X. Procedimiento para el tratamiento de los datos personales

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de Autorines y Llantas LTDA, provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus afiliados, beneficiarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general.

Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados y resguardados mediante un software licenciado, suministrado por proveedores confiables y especializados, en aras de la adecuada protección de la información.

XI. Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización:

Con el objeto de proteger la información y de preservar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del titular de contactarse con Autorines y Llantas LTDA, a través de los siguientes medios dispuestos para ello:

  1. Mediante comunicación telefónica a través de las líneas de atención dispuestas para ello.
  2. Mediante el diligenciamiento del formato de P.Q.R. que se encuentra disponible en las sedes de la empresa.
  3. Por solicitud escrita y remitida escaneada al correo electrónico dispuesto por la empresa, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.
  4. Por solicitud escrita radicada por cualquier medio en el domicilio social de la empresa, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.
  5. Por solicitud verbal debidamente manifestada directamente ante el empleado responsable de la empresa.

En todo caso los Titulares de los Datos Personales, podrán en cualquier momento, solicitar a Autorines y Llantas LTDA, la supresión de sus datos, o de revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Es de advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no será procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con Autorines y Llantas LTDA.

XII. Información y mecanismos dispuestos por autorines y llantas ltda. como responsable del tratamiento de datos personales

La empresa como responsable del manejo de la información será la encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales (Clientes, proveedores, empleados, etc.), y se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta oportuna, definitiva, clara y eficiente al Titular.

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Razón social: Autorines y Llantas LTDA
NIT: 830.051.753-7
Matrícula mercantil: N°. 00898099
Domicilio social: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 38 N°. 6-25 – Calle 116 N°. 60-49 – Calle 72 N° 20b 08
Teléfonos: 3125356003-2777984 – 2770268 – 7024585-8053567
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Página Web: autorinesyllantas.co

XIII. Derechos del titular del dato personal

De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre datos personales.
  5. Solicitar la supresión de los datos personales.
  6. Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  7. Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

XIV. Deberes del responsable del tratamiento de datos personales

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XV. Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Autorines y Llantas LTDA, rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, mientras ello resulte necesario para las finalidades para las cuales fueron recopiladas, más el término que establezca la ley.

XVI. Cambios en la política general de tratamiento y protección de datos personales

Cualquier cambio trascendente que sufra la política general de tratamiento y protección de datos personales será informado oportunamente al titular de los derechos por cualquier medio eficaz que estuviere disponible al momento de la novedad a reportar.

XVII. Otras disposiciones

Autorines y Llantas LTDA, sociedad de responsabilidad limitada, manifiesta que la presente política de tratamiento y protección de datos personales ha sido elaborada detenidamente, no obstante, ha sido redactada en términos generales y debe ser considerada, interpretada y asumida únicamente como una referencia general por lo que no puede utilizarse como base para amparar situaciones específicas, razón por la que es necesario que el Titular se ponga en contacto con Autorines y Llantas LTDA, a fin de tratar asuntos específicos y particulares.